Pengarsipan surat pada Kantor Kecamatan Masaran masih dilakukan secara konvensional atau manual. Data dan informasi mengenai surat-surat
seperti nomor surat, perihal surat, tanggal surat, hingga penerima surat masih dicatat dalam buku besar agenda surat. Pengarsipan secara manual ini terkadang menimbulkan beberapa permasalahan, seperti kesalahan penulisan dalam pencatatan data dan informasi surat, kerusakan fisik pada arsip surat hingga kehilangan arsip surat.  Selain itu, para pegawai Kantor Kecamatan Masaran juga kesulitan dalam pencarian arsip surat lama sebab harus membuka lemari arsip dan mencarinya satu per satu. Hal ini tentu dapat menghambat efektivitas kinerja para pegawai serta memperlambat tersampainya suatu informasi kepada sesama rekan pegawai dan instansi lainnya. Pada kegiatan penerimaan surat masuk, beberapa surat memuat informasi mengenai undangan bagi Camat untuk menghadiri kegiatan di luar lingkup kantor, seperti undangan rapat koordinasi dengan instansi lain dan undangan acara non formal seperti pengajian, lomba, serta kegiatan kemasyarakatan lainnya. Dalam hal ini, Sub Bagian Umum Kepegawaian atau Bagian Sekretariat bertugas mengelola agenda kegiatan Camat dengan mencatat informasi dalam undangan meliputi, perihal kegiatan, tempat kegiatan, tanggal dan waktu kegiatan yang akan diselenggarakan, serta hasil dari kegiatan yang diselenggarakan. Pencatatan informasi tersebut masih ditulis secara manual pada papan pengumuman yang terpasang di dalam ruang sekretariat yang kemudian ditulis ulang pada Buku Agenda Kegiatan Camat. Beberapa undangan yang diterima secara bersamaan serta terbatasnya ruang penulisan
pada papan pengumuman tidak jarang menimbulkan permasalahan seperti, kesalahan dalam penulisan, pengulangan dalam penulisan, serta penulisan huruf yang terkadang tidak dapat terbaca dengan jelas. Selain itu, beberapa kegiatan  yang berjalan dalam waktu bersamaan, mengharuskan salah satu Kasi menjadi perwakilan dari Camat untuk dapat menghadiri kegiatan tersebut. Selanjutnya, hasil dari kegiatan yang diwakilkan tadi kemudian ditulis dalam Buku Agenda Kegiatan Camat yang terdapat dalam ruang Sekretariat. Apabila Camat sedang
menjalankan tugas di luar lingkup kantor, tentu saja Camat tidak dapat mengetahui hasil dari kegiatan yang telah diwakilkan dikarenakan terbatas oleh ruang dan waktu. Hal ini tentu dapat menghambat tersampainya informasi serta pengambilan keputusan dari Camat.